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Source : chambre des notaires de Paris
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 Le budget prévisionnel et les provisions
Le budget prévisionnel doit permettre de faire face à l’ensemble des frais courants de maintenance, fonctionnement, administration courante, équipements communs de la copropriété.
Il doit être voté dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent.
Dans le souci de faciliter le paiement des charges, les provisions trimestrielles doivent être égales au quart de ce budget voté.
Avec le vote du budget prévisionnel, les provisions sont désormais exigibles dès le premier jour du trimestre correspondant (ou le premier jour du mois ou du semestre si une périodicité mensuelle ou semestrielle a été prévue).
Afin de faciliter la lutte contre les impayés, il existe un dispositif simplifié de recouvrement des charges. Le juge des référés, après mise en demeure adressée au copropriétaire défaillant, de prononcer la déchéance du terme, rendant ainsi immédiatement exigibles toutes les provisions de l’exercice. Il est ainsi possible d’obtenir un jugement anticipant sur les charges futures.
Des règles comptables spécifiques
L’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 définit avec précision les documents comptables qui doivent être soumis chaque année à l’assemblée générale. Il s’agit :
- du budget prévisionnel et de ses annexes
- du compte de charges et produits de l’exercice
- de la situation de trésorerie.
D’abord, il est prévu que les comptes seront présentés avec la comparaison de ceux de l’année précédente.
Ensuite, il doit être établi un compte de charges et produits, qui retrace l’activité du syndicat au cours de l’exercice.
 Le fonds de roulement
Malgré le système du paiement d’avance par provisions, l’assemblée générale peut décider de maintenir le fonds de roulement, qui permet au syndic de faire face aux dépenses courantes.
Le compte séparé : une mesure en faveur de la transparence
L’article 18 de la loi de 1965 oblige le syndic à ouvrir, pour chaque copropriété qu’il gère, un compte bancaire au nom du syndicat des copropriétaires dans les 3 mois de sa désignation. A défaut, le mandat du syndic sera nul de plein droit.
La pratique du compte séparé permet plus de transparence et un meilleur suivi de la gestion en autorisant l’accès des copropriétaires au compte de la copropriété, mais est plus contraignante pour les syndics.
Cependant, l’assemblée générale peut déroger à cette règle et dispenser le syndic de l’ouverture de ce compte séparé, mais seulement s’il s’agit d’un syndic professionnel ou soumis à une réglementation organisant le maniement des fonds. Les fonds sont alors versés sur un compte ouvert au nom du syndic.
Le vote décidant le refus de compte séparé a lieu à la majorité de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires présents ou représentés), et éventuellement, à la nouvelle majorité de l’article 25-1.
Les frais nécessaires au recouvrement des charges de copropriété sont imputables au seul copropriétaire débiteur.
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